Данная статья познакомит Вас с базовыми подходами и принципами работы программы.

После этой статьи и пятнадцати минут работы с демо базой Вы сможете самостоятельно вести учет на предприятии и свободно ориентироватся в функциях программы.

Запустите программу и зайдите в демо базу. Для этого, после запуска, нажмите кнопку "параметры" и в списке баз данных выберите "Demo Database"

Нажмите кнопку ОК и вы увидите главное окно программы:

На первом этапе работы Вам понадобятся две закладки наверху: "Документы" и "Справочники".

Важно запомнить: любые операции, которые влияют на экономическое состояния предприятия (состояние склада, финансовые показатели, баланс с контрагентами и т.д.) осуществляются в программе через "Документы". Например, приход товара оформляется через документ "Приходная накладная", если Вы заплатили поставщику, то в программе Вы должны создать документ "Исходящий платеж" и т.д.

Когда создается документ, то в базе данных сохраняется информация о том, кто его создал, когда, что в нем менял, и еще много другой полезной информации.

Поэтому изменить, например, баланс с поставщиком и кол-во товара на складе не возможно "втихаря". Администратор программы сразу же определит по документам, какой из пользователей программы внес изменения.

"Документы" позволяют иметь очень гибкую систему учета и подстраивать ее под любые нужды учета.

В закладке "Справочники" хранится вся справочная информация по Вашим предприятиям. Тут находятся список всех товаров, список всех Ваших поставщиков и клиентов, служащих и физических лиц, списки складов, банковских счетов и касс, валют, банков и т.д.

На первом этапе работы Вам понадобится только справочник товаров и контрагентов.

Давайте приступим к учету базовых бизнес операций. Вы увидите как просто, быстро, удобно и аккуратно можно вести учет в своем бизнесе.

1. Закупка товара

2. Оплата товара поставщику

3. Отгрузка товара клиенту

4. Получение денег от клиента

5. Работа со счетами (инвойсами) и резервирование товара для клиентов

6. Общее описание всех документов в программе и их назначение.

Все очень просто. За все эти действия отвечают соответствующие "документы" в программе. Работа со всеми документами в программе имеет одинковый подход и интерфейс для пользователя. Выберите в программе закладку "Документы". Слева вы увидите категории документов. Выберите "приходные накладные". Справа появится список документов в базе данных, а справа внизу детальная информация по каждому документу. Выберите разные приходные накладные и посмотрите по ним детальную информацию.

Если вы хотите создать документ, то нажмите кнопку "+" над списком документов либо нажмите кнопку "Insert". Это работает для всех документов в системе. Вы так же можете изменять документы и удалять их.

1. Закупка товара.

Вы создаете документ "Приходная накладная". Вы увидите форму новой приходной накладной.

На этой форме много разных полезных полей, но Вам достаточно выбрать поставщика и добавить хотябы один товар в список позиций которые Вы покупаете.

Чтобы выбрать поставщика, вы можете начать набирать его имя прямо в поле, и программа автоматически подставит его полное имя из справочника, либо если вы не помните имя поставщика нажмите первую кнопочку справа от поля. Вы увидите список контрагентов в базе данных. Выберите нужного поставщика. Если такого нет, то нажмите кнопочку "+" наверху формы и добавте нового поставщика в базу данных.

Теперь надо добавить товар в документ. Нажмите кнопку "Добавить". Появится форма с добавлением товара в накладную.

Тут Вам надо сделать 3 действия: выбрать товар и указать его количестов и цену закупки. После этого Вы сможете добавить его в накладную.

Для выбора товара нажмите кнопочку справа от поля "Наим-ние". Вы увидите список всех товаров в базе данных и сможете двойным щелчком мышки выбрать то, что вам нужно.

Либо в поле "Наим-ние" Вы можете начать набирать имя товара, и программа сама подставит первый найденный товар в базе. Вы так же можете переключать режим поиска выше. Если Вы укажите в "Параметры поиска" (в самом верху формы) поиск по шрих коду, то, введя штрих код с клавиатуры или с помощью сканера шрихкодов, программа сама найдет нужный товар и подставит его в  поле.

Освоив эти навыки по выбору контагентов и товаров из справочников, Вы сможете создавать так же и все остальные документы. Они все имеют одинковый подход к работе со стороны пользователя.

Теперь сохраните накладную, нажав на кнопку "ОК". Товар, который вы добавили в документ приходной накладной, повится на складе.

Нажмите на закладку "Склад". Слева выберите "Склад (все)". Программа покажет Вам состояние всех ваших складов:

Тут Вы сможете увидеть сколько конкретного товара на складе и сколько его зарезервировано и другую необходимую информацию.

После сохранения приходной накладной баланс с Вашим поставщиком изменится на сумму накладной (в минус). Вы должны теперь этому поставщику за товар.

2. Оплата товара поставщику

Чтобы сделать оплату поставщику (учесть платеж) Вам надо создать документ "Исходящий платеж".

Откройте закладку "Документы". Слева выберите "Исходящие платежи".

Нажмите кнопочку "+".

Появится форма для создания исходящего платежа.

В нем надо выбрать контрагента, по тому же принципу как и в накладной (см. выше) и указать сумму платежа.

После сохранения документа баланс с Вашим поставщиком изменится в плюс. Если сумма платежа была равно сумме по накладной, то баланс становится нулевым. Если сумма платежа меньше то вы должны будете поставщику эту разницу. И, соответсвенно, если Вы переплатили, то поставщик будет должен Вам.

В отчетах Вы всегда можете увидеть информацию по долгам и задолженностям по всем поставщикам и клиентам.

3. Отгрузка товара клиенту

Отгрузка товара клиенту осуществляется через документ "Расходная накладная".

Документ создается аналогично "Приходной накладной". Вы выбираете своего клиента, и добавляете в список товар, который Вы ему продаете. Отличие от приходной накладной в том, что Вы можете добавить товар только тот, который есть на складе. Т.е. Вы не можете продать товар, которого у Вас нет.

Вы увидите следующую форму по добавлению товара в накладную:

Укажите имя товара. После этого программа покажет всю необходимую информацию по этому товару. Наприме, наличие на складе и резерв, закупочные цены и т.д. В поле "Категория цены" Вы можете выбрать категорию цены  для этого товара по Вашему усмотрению или внести цену вручную.

При сохранении "Расходной накладной" товар списывается со склада и изменяется баланс с Вашим клиентом (в плюс). Т.е. клиент должен Вам сумму указаанную в накладной.

4. Получение денег от клиента

Получение платежа от клиента осуществляется через документ "Входяший платеж".

Создайте его аналогично "Исходящему платежу" как описано выше. Только в поле "плательщик" добавте своего клиента  и укажите сумму платежа.

Процесс отгрузки и оплаты может быть еще более упрощен. Когда вы создаете накладную, то справа вверху есть галочка "Оплата по документу". Нажав ее, вы автоматически создадите еще и платеж по этой накладной, и Вам не придется дополнительно создавать документ платежа и привязыввать его к этой накладной.

Это работает как для закупки товара, так и для его продажи.

5. Работа со счетами (инвойсами)

Документ "Счет" необходим для выписки счетов (инвойсов) клиентам и для резервирования товара на складе для конкретного клиента.

Откройте закладку "Документы". Слева выберите "Счета".

Нажмите кнопочку "+".

Появится форма для создания нового счета:

Вам необходимо выбрать клиента в поле "Клиент" и добавить товар в документ. Тут так же можно указать срок действия счета.

Если отметить галочку "Счет действителен по:", то возможно будет указать дату истечения срока действия этого счета.

Сохраните этот документ. Весь товар в этом документе будет зарезервирован на складах (Вы можете посмотреть это в закладке "Склад"). Таким образом этот товар не возможно будет продать другому клиенту и Вы избежите недоразумений. По истечению срока действия счета (если он был указан) резер на складе автоматически снимится.

Счет после сохранения появится в списке счетов в программе. Нажмите правую кнопку мышки на этом документе:

Вы увидите меню показанное на картинке выше.

Если Вам надо распечатать счет для клиента, то выберите пункт "Печать/Предварительный просмотр".

Если клиент оплатил товар, то выберите пункт "Добавить платеж по счету". Программа автоматически создаст новый документ "Входящий платеж" и подставит в него все необходимые данные по клиенту и сумму.

Чтобы отгрузить товар по счету достаточно выбрать пункт "Огрузить весь товар". Программа автоматически создат расходную накладну со всеми данными по клиенту и товару. Вам ничего не нужно будет заново вносить.

Вы можете так же отгружать товар частично. Для этого в списке счетов выберите нужный счет. Далее отметьте в списке позиций те что Вам надо отгрузить. Для этого зажмите на кливиатуре кнопку "Ctrl" и левой кнопкой мышки отметьте нужные строки.

После этого нажмите правую нопку мышки на выделенных строках и выберите в меню "Отгрузить товар"

Вот как это будет выглядеть:

Программа автоматически создаст расходную накладную для этих позиций в счете. Вам не придется лишний раз вносить одну и ту же информацию. Этот подход используется во всех остальных местах программы.

Поэтому всегда используйте функции программы которые привязаны к правой кнопке мышки. Практически все что Вам нужно будет доступно в этом меню.

Например в любой таблице документов, или в закладке "Склад" можно настраивать колонки с необходимой информацией.

Для этого надо выбрать последний пункт "Настройка колонок". Попробуйте это сделать как для документов так и для товара на складе. Вы увидите форму в которой Вы сможете отмечать нужные Вам поля и указывать порядок их отображения в таблицах

6. Общее описание документов и их назначение

Закупка и продажа товара и услуг:

1. Приходная накладная - это основной документ на основании которого Вы получаете (приходуете) товар на склад от своего поставщика. Товар на складе учитывается по партиям. Изменяет баланс с Вашим поставщиком (у вас появляется долг).

2. Расходная накладная - это основной документ на основании которого Вы отгружаете товар со склада Вашему Клиенту. Если документ не проведен то товар резервируется на складе. Если проведен то товар списывается со склада. Отгружать можно только тот товар который есть на складе. Отгружать товар можно из конкретной партии. Изменяет баланс с Ваши Клиентом (клиент становится Вам должен).

3. Счет (Инвойс) - этот документ позволяет выписывать счет на предоплату для Клиента и (или) резервировать товар для него на определенный срок. Не изменяет баланс с Клиентом. Из этого документа можно создать расходную накладную или платеж используя меню на правой кнопки мышки.

4. Счет-фактура - информационный документ для отчетности и сопровождения товара при перевозке.

5. Возврат поставщику - этот документ служит для оформления и учета возврата поставщику ранее купленного товара.

6. Возврат от клиента - этот документ служит для оформления и учета возврата товара от Вашего клиента.

7. Заказы от клиента - это информационный документ, который позволяет принимать заказы от клиента и продавать товар которого нет на складе. Не изменяет баланс с Клиентом. После оформления заказа Вы можете распечатать для клиента счет (инвойс), получить оплату, создать приходную накладную и потом расходную накладную при отгрузке товара Клиенту. Это все осуществляется с помощбю меню на правой кнопке мышки.

8. Заказы поставщику - это информационный документ для оформления заказов Вашим поставщикам. Не изменяет баланс с Поставщиком.

9. Договор купли - это информационный документ для ведения учета в бизнесе на основании договоров. По сути он похож на заказ поставщику, но имеет все поля для хранения информации именно о договоре (контракте).

10. Договор продажи - это информационный документ для ведения учета в бизнесе на основании договоров. По сути он похож на заказ от клиента, но имеет все поля для хранения информации именно о договоре (контракте).

11. Прайс листы - позволяет создавать прайс листы на любые случаи и условия бизнеса. Там так же есть возможность добавления собственых полей, так же как и автоматическое создания прайс листа на основании остатков на складе.

Финансы:

12. Входящий платеж - это документ для учета любых входящих платежей от Ваших контрагентов в любой валюте и форме. Изменяет баланс с контрагентом (у вас появляется долг).

13. Исходящий платеж - это документ для учета любых исходящих платежей для Ваших контрагентов в любой валюте и форме. Изменяет баланс с контрагентом (у контрагента появляется долг).

14. Дополнительные расходы - очень удобный и важный документ для ведения дополнительных расходов в бизнесе. Он не изменяет баланс с котрагентом. Т.е. если вместо этого документа использовать исходящий платеж, то потом придется создавать приходную накладную на ту же сумму от того же контрагнета чтобы выровнять баланс с ним. Поэтому этот документ удобно использовать для учета мелких расходов или для более гибкой системы учета.

15. Финансовые операции - этот документ позволяет делать перемещение денег между счетами и наличными кассами, осуществлять обналичивание денег со списанием процентов на дополнительные расходы, конвертировать валюты на ваших счетах или в кассах, и делать корректировку остатков денег на счетах или в кассах.

Работа со складами и инвентаризация:

16. Накладная перемещения - с помощью этого документа Вы можете перемещать товары между своими складами. Перемещать товар Вы можете из конкретных партий.

17. Ввод остатков товара - этот документ позволяет добавлять товары на склад. Он не привязан к Поставщику и служит в основном для инвентаризации склада, или при начале учета когда нужно сделать ввод остатков товара на складах.

18. Акт списания товара - этот документ позволяет списывать товар со склада. В основном служит для инвентаризации склада, так как этот документ не привязывается к контрагенту.

19. Акт инвентаризации - это информационный документ который создается при инвентаризации склада. В нем вы вносите реальные остатки товара и документ показывает разницу между фактическими остатками и остатками в базе данных. Этот документ не изменяет состояние склада. Чтобы списать товар или добавить его на склад воспользуйтесь меню на правой кнопке мышки. Тогда будут созданы документы "Акт списания товара" и "Ввод остатко товара" которые и откорректируют состояние склада.